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Aprenda como usar a assinatura digital e por que é importante para o seu negócio

O mundo presencial e o online estão mais conectados. Já não é mais uma novidade que os negócios estão se digitalizando de maneira cada vez mais rápida. Em meio a tantos documentos e registros em papel, a assinatura digital é a solução que veio para ajudar na autenticação de documentos eletrônicos.

Não faz muito tempo, mas quando duas empresas precisavam assinar um contrato de prestação de serviços, por exemplo, era necessário que pelo menos um representante de cada empresa fosse até o cartório para assinar as papeladas. Imagina o tempo gasto nesse processo, ainda mais se essas duas empresas estão em estados diferentes.

Com a assinatura digital, você garante para o seu negócio não só a otimização dos processos e a redução de custos, mas também a segurança e a confiabilidade.

O que é assinatura digital?

Quando você precisa comprovar a sua identidade ou a do seu negócio na internet, você pode utilizar uma assinatura digital.

Ela prova que quem assinou é quem diz ser. Além disso, existem diversos recursos que ajudam a garantir a autenticidade da assinatura através dela.

A assinatura digital vale tanto para documentos, quanto para sites, mas para operações comerciais, por exemplo, um certificado digital também é obrigatório.

Por que utilizar uma assinatura digital?

Com a assinatura digital, os documentos autenticados em cartório podem ter a mesma segurança e validade jurídica dos documentos eletrônicos em PDF, DOC ou outros formatos.

Você pode assinar digitalmente:

Contratos e propostas com clientes, parceiros e fornecedores;
Processos judiciais e administrativos;
Declaração de renda e outros serviços prestados pela Receita Federal;
Declarações, certificados e registros de cartórios;
Transações com instituições financeiras, concessões de crédito.

Assinatura digital e assinatura eletrônica são a mesma coisa?

Na verdade não, a assinatura eletrônica é o termo utilizado para todos os métodos online que servem para assinar e validar documentos, como por exemplo, o token ou a biometria.

Já a assinatura digital é um dos subtipos de assinatura eletrônica e pode exigir o uso de um certificado digital.

É possível usar assinaturas digitais e eletrônicas no mesmo documento, o que é uma característica das assinaturas híbridas. É uma ótima opção para facilitar a gestão de contratos, por exemplo.

Qual a diferença entre certificado digital e assinatura digital?

O certificado digital vincula uma assinatura digital a uma entidade, já a assinatura digital garante que os dados permaneçam seguros a partir do momento em que foram emitidos.

Os efeitos jurídicos diferem entre eles:

A assinatura digital com certificado ICP-Brasil tem presunção de validade e legitimidade para o signatário. Em outras palavras, a responsabilidade é do concorrente.

A validade de uma assinatura eletrônica sem certificado digital é garantida pela confiabilidade das informações coletadas para confirmar a identidade do assinante e comprovar o ato da assinatura. Além disso, a presunção de autenticidade só pode ser revogada se forem apresentadas provas que contestem as informações.

Quais são os tipos de assinatura digital?

A Lei 14.063 de setembro de 2020 estabelece o uso de assinaturas eletrônicas na interação com entidades públicas e cria novas classificações de assinaturas para impulsionar a transformação digital.

Confira a classificação:

Tipo de assinatura	Forma de identificação	Onde é admitida
Assinatura Eletrônica Simples	Associação de dados eletrônicos, como CPF, PIN, biometria, assinaturamanuscrita digitalizada,token, localização, endereçode e-mail, login e senha.	Em interações entre público de menor impacto eque não envolvam informações protegidas porgrau de sigilo.
Assinatura Eletrônica Avançada	Certificado digital não emitido pela ICP-Brasil ou por meio de dados que permitam a identificação da pessoa signatária – que deve ter controle exclusivo sobre sua assinatura eletrônica, com elevado nível de segurança. Qualquer modificação posterior deve ser detectável.	Em interações entrepúblico do menor impacto,registro de atos em JuntasComerciais e em quaisquerdocumentos protegidoslegalmente por certo graude sigilo.
Assinatura Eletrônica Qualificada	Certificado Digital ICP – Brasil	Oferece o maior nível desegurança, por isso éadmitida em qualquerinteração eletrônica com opúblico. É obrigatória,por exemplo, em emissõesdo notas fiscais eletrônicasnão emitidas por pessoasfísicas ou MEIs e em atos de transferência e registro de imóveis.

Como fazer uma assinatura digital?

Você pode criar uma assinatura digital com o certificado digital ou uma assinatura digital simples.

Você precisa escolher uma autoridade certificadora (assinador digital) e preencher um formulário de inscrição com suas informações e sua assinatura. Existem diversas empresas que prestam esse serviço e respeitam os três requisitos principais de uma assinatura digital: autenticidade, integridade e não repúdio.

Esses softwares vinculam os elementos criptográficos do certificado digital aos documentos que serão validados.

Existem diversas opções pagas e gratuitas disponíveis no mercado, de uso simples e intuitivo, e que também incluem uma função de verificação para comprovar a autenticidade de conteúdos já assinados.

Você também vai precisar instalar um certificado SSL em seu computador. O certificado SSL é um tipo de segurança digital que permite a comunicação criptografada de informações entre um site e um navegador.

Se você precisa emitir o certificado digital também, é preciso entrar em contato com uma Autoridade Certificadora, para emissão do seu certificado digital, ao qual será associada a sua assinatura digital.

Quando um certificado digital é necessário?

O certificado digital não é uma obrigatoriedade para as empresas, mas ele é um documento fundamental se seu negócio:

– Emite Nota Fiscal Eletrônica

Como o certificado digital funciona como uma assinatura eletrônica, ao emitir uma nota fiscal eletrônica, ele comprova a validade do documento fiscal e também é necessário para a emissão da NFC-e (Nota Fiscal Eletrônica do Consumidor).

– Conta com mais de 5 funcionários

Extratos de pagamento do FGTS, Fundos de Garantia por Tempo de Serviço e outros custos trabalhistas, exigem certificados digitais de empresas.

– Entrega a Relação Anual de Informações Sociais

O Relatório Anual de Informações Sociais (RAIS) deve ser preparado anualmente pela empresa. O arquivo contém dados sobre atividades trabalhistas, como horas extras, contribuições sindicais, salários e outras informações dos funcionários.

Como emitir o certificado digital?

Se você precisa assinar algum documento digitalmente é necessário, antes de tudo, possuir o seu certificado digital. Ou seja, ele é a identidade eletrônica (sua ou da sua empresa), também conhecido como e-CPF ou e-CNPJ.

O primeiro passo é procurar uma Autoridade Certificadora. Entre elas estão a Caixa Econômica Federal, o Serasa Experian e a Receita Federal. Você também pode encontrar a lista completa de Autoridades Certificadoras no site: www.iti.gov.br.

O certificado, na prática, consiste em um arquivo contendo os dados referentes à pessoa ou empresa, protegidos por criptografia altamente complexa e com prazo de validade pré determinado. Esse arquivo pode ser armazenado em um token, pen drive, smart card, no computador, ou até mesmo na nuvem.

Qual tipo de certificado digital pode ser utilizado para assinatura digital?

Um certificado digital é a identidade eletrônica de uma pessoa física ou jurídica e serve como uma identificação desta entidade no mundo digital. Este documento identifica e representa você e é juridicamente equivalente ao CPF e CNPJ.

Existem muitos tipos de certificados digitais, cada um com uma finalidade específica, nível de segurança e período de validade.

Os certificados digitais mais comuns são:

Modelo A1 – o certificado é armazenado apenas no computador ou em dispositivo móvel, como tablet e smartphone e tem validade de 1 ano.

Modelo A3 – o certificado é emitido e armazenado em um cartão ou token e tem validade de 1 a 3 anos.

Como instalar o certificado digital

Modelo A1:

Para instalar o Certificado Digital do tipo A1, em seu navegador, Google Chrome ou Firefox, busque por “extensão Web PKI” e siga o passo a passo indicado na ferramenta:

Depois, é só prosseguir com a instalação da extensão.

Confirme a instalação para adicionar no seu navegador.

Para finalizar a instalação, acesse o novo ícone que aparecerá no canto superior direito do navegador (Web PKI options).

Salve o arquivo e selecione “importar PFX” e depois clique em “Avançar”. Selecione o seu certificado salvo no computador e digite sua senha.

Clique em “Avançar” e em “Concluir”.

Modelo A3:

A instalação deste modelo varia de acordo com a autoridade certificadora. Por isso, será necessário seguir as instruções enviadas ao seu e-mail pela autoridade certificadora que você adquiriu o certificado digital.

É seguro assinar digitalmente?

As assinaturas eletrônicas são seguras desde que a assinatura digital siga as boas práticas de verificação, por exemplo, um registro de evidências sobre o titular. Essa verificação é fundamental para que seja um processo seguro entre os signatários.

Qual a importância de uma assinatura digital para uma empresa?

As organizações precisam cada vez mais de soluções que as ajudem a migrar do mundo analógico para a realidade digital e com o mesmo efeito jurídico.

Além disso, apenas fornecedores certificados podem assinar documentos juridicamente vinculativos e considerados equivalentes a assinaturas manuscritas.

Com a assinatura digital, você pode:

Integrar o seu negócio a sistemas de gerenciamento de documentos e processar transações assinadas em tempo real e sem problemas;
Ter fluxos de trabalho online e trabalho remoto sem mensageiros e assinaturas manuscritas;
Assinar contratos com fornecedores em qualquer dispositivo, a qualquer hora, em qualquer lugar;
Enviar documentos e processar assinaturas para todos da sua organização de uma só vez.

Vantagens da assinatura digital

Otimização de processos

As assinaturas digitais facilitam tanto o processamento quanto à coleta de assinaturas, além de tornar esse processo muito mais rápido, isso porque os documentos necessários já estão no mundo digital também e tudo pode ser feito online de qualquer lugar.

Já não é preciso mais se preocupar em enviar os documentos impressos para diversas partes. Com isso, reduz o tempo de formalização e otimiza a gestão eletrônica de documentos.

Conformidade jurídica

A legislação brasileira também prevê assinaturas digitais para garantir autenticidade, integridade e confidencialidade no ambiente online. Portanto, quando um PDF é assinado online com assinatura digital, por exemplo, o documento é legalmente aceito.

Isso significa que você pode eliminar o uso de papel e transferir arquivos apenas em ambiente virtual e garantir autenticidade e integridade, além de rastrear acessos e eventuais vazamentos de dados.

Redução de custos

Quando você migra todos os processos da sua empresa para um ambiente digital, você deixa de produzir documentos impressos em papel e reduz significativamente o número de documentos físicos que precisam ser armazenados.

Assim, você pode eliminar a necessidade de manter um espaço físico para armazenar todos os documentos da sua empresa e deixar de adquirir papéis e cartuchos de tinta para impressão.

Sustentabilidade

Produzimos cerca de 420 milhões de toneladas de papel e papelão todos os anos, e o impacto disso é enorme: desmatamento, consumo excessivo de eletricidade e água, poluição do ar e geração de resíduos.

Por isso, um processo digitalizado, que utiliza apenas documentos eletrônicos e assinaturas digitais, contribui para a sustentabilidade do planeta e da sua empresa, o que pode reforçar uma cultura sem papel.

Agora que você sabe o que é uma assinatura digital e porque é tão importante que a sua empresa tenha uma, separamos outros conteúdos que podem ajudar na gestão de sua empresa.

O que é assinatura digital e como fazer?