O ciclo PDCA pode ser aplicado por qualquer pessoa, em qualquer situação, proporcionando a melhoria contínua de diversos processos
O PDCA é uma ferramenta muito antiga, nascida na década de 20, mas até hoje ela é muito conhecida (e utilizada) para agilizar e melhorar os processos de gestão em empresas.
A metodologia do PDCA é composta por quatro etapas que acontecem em sequência, tornando o processo cíclico. Por isso, o método também é bastante conhecido como Ciclo PDCA.
Quando um ciclo termina, outro é iniciado. Isso porque, a todo momento, identificamos processos que podem ser aperfeiçoados. Dessa forma, o PDCA mantém o negócio em constante evolução.
As quatro etapas do Ciclo PDCA
A sigla PDCA é escrita originalmente em inglês e significa: Plan (planejar), Do (fazer), Check (verificar), Act (agir). Cada um desses pontos é uma etapa do ciclo e, quando eles são trabalhados de forma conjunta, têm o objetivo de melhorar processos de forma contínua.
Como já falamos anteriormente, as etapas do PDCA são cíclicas, ou seja, assim que um resultado é alcançado, o ciclo não acaba, pois novos processos podem ser desenvolvidos.
Conheça cada uma das etapas do PDCA
Planejar (Plan)
No PDCA, os problemas são considerados oportunidades de melhoria e esse é um ponto chave nessa primeira etapa.
Como o próprio nome diz, o foco é planejar os seus próximos passos! Você deverá selecionar um processo ou atividade que precisa ser melhorado no seu negócio e elaborar medidas precisas para a resolução deste problema. Afinal, você quer obter resultados positivos, não é mesmo?
Monte um plano de ação para ser executado durante o seu ciclo e então passe para a próxima etapa.
Fazer/ Executar (Do)
Hora de colocar o seu plano de ação em prática! Nessa etapa, que é a mais importante do ciclo, além de realizar de fato o seu plano, você também deve treinar os envolvidos e prepará-los para o projeto que está sendo executado.
Além disso, lembre-se de acompanhar de perto o progresso do seu plano, sempre implementando as melhorias necessárias no meio do caminho.
Verificar (Check)
Chegou o momento de checar os resultados alcançados! Essa fase pode acontecer durante ou após a execução do seu plano de ação, tudo depende de como ele foi elaborado.
De qualquer forma, o principal objetivo da terceira etapa do ciclo é coletar os dados da sua execução até o momento e identificar eventuais erros ou melhorias que podem ser aplicadas. Para isso, é muito importante que você tenha definido, durante o planejamento, os indicadores a serem medidos no seu projeto.
Agir (Act)
A última etapa é Agir, porém, dependendo do seu plano de ação e das outras etapas do seu ciclo, ela também pode ser encarada como Ajustar (Adjust) ou Atuar (Act).
Na fase anterior, você analisou os resultados obtidos, então agora é a hora de tomar as ações necessárias. Deixe documentado tudo aquilo que deu certo no seu plano e corrija os pontos que não foram bem sucedidos. Assim, tudo que foi eficaz pode se tornar um padrão para outros Ciclos do PDCA e os resultados que não foram como o esperado, podem se tornar um novo ciclo.
Como o PDCA funciona?
Depois de conhecer cada uma das etapas, vamos entender como elas funcionam juntas, pois para fazer um Ciclo PDCA de forma efetiva, você deve seguir rigorosamente as quatro etapas.
Lembre-se que, no ciclo PDCA, todo problema é na verdade uma oportunidade de melhoria. Ou seja, quando um problema é resolvido, ele se torna um padrão a ser seguido para tornar outros processos melhores.
Por que o PDCA é importante?
A metodologia permite que o seu negócio ou empresa mantenha-se sempre atualizada diante das diversas mudanças do mercado. De forma simples e ágil, esse ciclo de melhorias cria processos mais eficientes e produtivos.
Além disso, essa melhoria nos processos é capaz de promover diversos benefícios para o seu negócio, como um aumento da produtividade. Você produz mais em menos tempo, otimiza o processo, reduz os custos e ainda aumenta a lucratividade da sua empresa.
Pontos de atenção ao aplicar a metodologia
Para garantir a melhor execução do seu ciclo PDCA, é importante estar bem atento a todas as etapas do processo, pois estes pequenos detalhes podem acabar prejudicando os seus resultados.
– Entenda muito bem cada etapa do PDCA antes de começar! Elas funcionam de forma cíclica, então uma depende da outra.
– Não tente passar pelas etapas rapidamente! Busque fazer uma análise profunda dos processos em questão.
– Não pule nenhuma etapa do ciclo PDCA!
– Prepare muito bem a sua equipe! A execução do seu plano de ação depende delas (e o resultado também!).
– Estude muito bem os resultados de cada etapa antes de pular para a próxima.
Como aplicar o PDCA no meu negócio?
É muito fácil! Afinal, é possível aplicar ciclo PDCA em qualquer situação. Então, nada de pensar que o PDCA não funciona para você.
As etapas do ciclo podem te ajudar a organizar e melhorar algum processo da sua empresa, criando padrões mais eficazes para o seu negócio.Já se você busca algo inédito, o PDCA também pode ser uma boa base para o desenvolvimento de novos processos ou serviços.
Para facilitar, elaboramos um passo a passo simples que você pode seguir para aplicar o PDCA no seu negócio.
1. Defina um processo que você quer melhorar ou criar dentro da sua empresa.
2. Reúna a equipe que irá trabalhar nesse projeto.
3. Entenda cada detalhe do seu problema, pense nas possíveis soluções e monte um plano de ação.
4. Determine todas as métricas e indicadores que serão analisados para entender se o seu plano funcionou.
5. Coloque o seu plano em ação!
6. Analise os resultados obtidos de acordo com os indicadores definidos no seu plano de ação.
7. Se o seu plano deu certo, pense em como ele pode ser aplicado na melhoria de outras atividades do seu negócio. Se o seu plano não deu certo, analise o que houve e reinicie o ciclo.
8. Volte para o primeiro passo!
Lembre-se: o foco do PDCA é a melhoria contínua! Então, quando um ciclo termina, ele abre portas para novos ciclos começarem. Utilize a metodologia e veja o seu negócio evoluindo cada vez mais.
Leia também:
O que é e-commerce e como começar um?
Como continuar a vender quando a matéria-prima acaba e os produtos começam a faltar?
