Notas fiscais de simples remessa: o que são e como funcionam?

por Americanas Marketplace

15 de junho de 2023

Notas fiscais de simples remessa são importantes para manter o controle do seu estoque nas transações sem fins comerciais

Quem tem um negócio sabe que é preciso ficar sempre atento em relação à emissão de notas fiscais, independentemente para qual finalidade é. Saber gerir, entender as burocracias e como atuar em relação a elas é essencial, mantendo a sua loja em conformidade e ainda evita dor de cabeça no futuro.

Nesse contexto, a Nota Fiscal de Simples Remessa desempenha um papel crucial, especialmente em transações que não envolvam venda de mercadorias, como enviar e receber insumos entre filiais de uma mesma empresa, envio de brindes, doações e qualquer outro tipo de transação sem fins lucrativos.

Esse tipo de nota pode possuir isenção ou suspensão de impostos, a depender de cada operação realizada. Não emiti-la pode trazer problemas com a Receita Federal, no controle do estoque e ainda aumentar o valor gasto com impostos. 

Neste artigo, vamos entender o que é uma Nota Fiscal de Simples Remessa, como funciona e como isso pode beneficiar a sua loja.

Boa leitura!

O que é uma nota fiscal de simples remessa?

A Nota Fiscal de Simples Remessa é um documento fiscal utilizado para comprovar o transporte de bens ou mercadorias sem haver uma venda realizada, ou seja, não há relação comercial. 

Esse tipo de nota é comum no envio de brindes, doações e até mesmo no envio e recebimento de insumos entre filiais da mesma loja. Mas também pode ser utilizada em casos de concerto de algum maquinário, para expor em feiras ou eventos.

Lembre-se que é preciso emitir a nota fiscal tanto de saída, quanto de entrada, mantendo tudo formalizado. Existem alguns tipos de nota fiscal de simples remessa:

  • Conserto: envio de item para reparo, parcial ou total;
  • Demonstração: envio de itens para teste ou amostras grátis;
  • Bonificação: envio de brindes ou doações em nome da empresa;
  • Industrialização: envio de embalagens ou insumos, por exemplo;
  • Armazenagem: envio de itens entre filiais da mesma loja;
  • Consignação: envio de produtos para serem vendidos de forma consignada.
  • Ativo imobilizado: retirada de itens do estoque para uso dentro da própria empresa, como notebooks, por exemplo;
  • Exposição ou feira: saída de itens do estoque para serem expostos.

Por que emitir uma nota fiscal de simples remessa?

A emissão desse tipo de nota fiscal garante a transparência nas operações da empresa, oferecendo segurança e controle, tanto para quem envia o produto, quanto para quem recebe. Além disso, emitir nota fiscal é obrigatório para Receita Federal e não emiti-las pode trazer problemas, ocasionar multas ou débitos para a empresa.

Também serve para fiscalizar o estoque, a entrada e saída de produtos, movimentar itens sem vendê-los, como armazená-los e até mesmo para identificar qual a origem da mercadoria, podendo rastreá-la.

Outro ponto importante é que ao emitir uma Nota Fiscal de Simples Remessa, a empresa fica isenta de pagar o ICMS, imposto destinado à circulação de mercadorias.

Além disso, a nota fiscal é um documento que comprova a regularidade da operação, uma exigência comum entre alguns fornecedores, parceiros comerciais e até mesmo clientes. Ao demonstrar que a empresa segue todas as obrigações fiscais, há um ganho de confiança e de autoridade no mercado, fortalecendo a imagem da sua empresa.

Quando devo emitir uma nota fiscal desse tipo?

Saber quando é preciso emitir uma nota fiscal de simples remessa é importante para organizar seu negócio e evitar penalizações com multas ou taxas.

Por exemplo, caso um item saia da sua loja e vá para o galpão de armazenamento, é preciso tanto emitir a nota fiscal de entrada no novo local, como a de saída da mercadoria em questão. 

Ou até mesmo quando você decide distribuir amostras grátis de determinado produto, antes de presentear seus clientes, é preciso emitir uma nota para comprovar a origem e tipo de produto. 

Além disso, mesmo em casos que o produto se mantenha na mesma loja, mas em filial diferente, é preciso emitir esse tipo de documento para ter controle sobre a entrada e saída de mercadorias do estoque.

simples remessa - interna

O que acontece caso essa nota não seja emitida?

Quando a sua loja deixa de emitir uma nota de simples remessa, isso gera uma falta de controle sobre seu estoque e a saída de mercadorias, dificultando a gestão. Além disso, a empresa pode ser acionada pela fiscalização e obrigada a pagar impostos devidos. Um pagamento que poderia ser evitado caso a nota fosse emitida.

Mas como assim? É simples: quando uma empresa emite esse tipo de nota fiscal, a Receita Federal pode isentá-la dos tributos oriundos daquele tipo de transação sem fins comerciais.

Sem essa nota fiscal, não é possível comprovar esse tipo de transação onde não há movimentação financeira. Isso poderia levar não só a uma cobrança de tributos, mas também à suspensão da IE (Inscrição Estadual), impedindo que as transações de vendas sejam faturadas.

E atenção: não é preciso emitir esse documento de forma manual. Hoje existem diversos softwares, como ERPs, por exemplo, que podem te auxiliar nesse processo. Esses softwares otimizam o passo a passo da emissão da nota e garantem que tudo saia da melhor forma possível com ajuda da tecnologia.

Isso porque o trabalho manual irá exigir tempo e também acesso a inúmeras informações que podem ser preenchidas de forma automática pelo ERP. Além disso, eles te ajudam a acessar diferentes tipos de nota fiscal de simples remessa, utilizar modelos pré-definidos e até mesmo gerá-las de forma 100% automática.

Como preencher uma Nota Fiscal de Simples Remessa?

É importante identificar como preencher a nota fiscal. Assim, todos os dados necessários irão entrar em seus respectivos campos, o que facilita a identificação.

Por exemplo, existe o CFOP,  Código Fiscal de Operações e Prestações que serve para identificar e entender qual a origem da mercadoria que está sendo transportada.

A partir disso, a Receita Federal determina se esse produto deve ou não ser tributado e se está tudo em conformidade com a legislação. Para saber qual o melhor CFOP para o seu caso, basta consultar a lista distribuída pela Secretaria da Fazenda de cada estado.

Já o CST, Código da Situação Tributária, é o que indica se o produto será ou não tributado e tem relação direta com o CFOP. Aqui, os mais utilizados são o código de “isento” e o de “não tributado”, nos casos em que a mercadoria está correta e com a documentação em dia. No entanto, isso pode variar de acordo com a forma como a empresa está enquadrada na Receita Federal.

Conte com a tecnologia, se puder

Como dito anteriormente, utilizar um ERP pode te ajudar no preenchimento da nota de simples remessa. Isso pode fazer sentido, pois o sistema da própria Receita Federal é pouco intuitivo, o que pode gerar dúvidas em quem não tem tanta familiaridade com o assunto.

Por isso, se tiver um ERP, utilize suas funções a seu favor na hora de emitir a nota.

Como vimos, a Nota Fiscal de Simples Remessa é importante para o seu negócio e não uma simples burocracia. Agora que descobriu isso, se atente a essas questões e mantenha toda a sua operação funcionando adequadamente!

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