O que é o backoffice do e-commerce e por que ele é tão importante?

por Tiny ERP

15 de setembro de 2021

*Guest post por Tiny ERP.

A automação no backoffice de um e-commerce ajuda os varejistas a terem maior agilidade, organização e visão do negócio. Veja como esse recurso pode te ajudar!

O backoffice do e-commerce, também conhecido como retaguarda, reúne tudo que acontece nos bastidores da loja virtual e que o cliente não consegue ver. É uma parte importante para quem vende online e que merece atenção.

Manter o backoffice organizado e com automação faz com que os processos sejam fluidos, facilitando o trabalho de quem anuncia os produtos, recebe os pedidos ou emite as notas fiscais. Neste conteúdo você vai perceber que é por trás das cortinas que a magia acontece.

Entendendo o backoffice

Para começar, é preciso ficar claro que ter uma loja virtual é muito mais do que enviar produtos aos clientes. Envolve uma série de atividades para que, ao final da compra, o cliente fique satisfeito. Veja algumas das rotinas básicas de um e-commerce e que fazem parte do backoffice:

  • Cadastro de produtos e criação de anúncios na loja virtual ou marketplaces.
  • Compra de mercadorias com os fornecedores.
  • Processamento dos pedidos recebidos de clientes.
  • Controle de estoques.
  • Emissão das notas fiscais de venda.
  • Separação e embalagem dos produtos para que sejam enviados aos clientes.

Independentemente do tamanho do negócio, as atividades acima citadas fazem parte do dia a dia do backoffice do e-commerce, e é importante que diferentes áreas da empresa estejam conectadas, a fim de facilitar sua comunicação. 

Imagine uma loja virtual que realizou uma venda, mas que não conseguiu atualizar os estoques no e-commerce no mesmo momento. As chances de vender novamente este item são altas. O que acontece se a empresa tem apenas uma unidade em estoque neste momento? Além de perder uma venda, vai comprometer a experiência do cliente. A automação é um grande passo para evitar este tipo de problema.

Automação no backoffice do e-commerce

A automação faz com que diversas tarefas não precisem ser realizadas de forma manual, otimizando o tempo e evitando falhas. O sistema responsável centraliza todas as informações para que seja fácil executar tarefas em poucos cliques. Ele serve de apoio, agilizando as atividades rotineiras, sendo grande aliado para as empresas que estão crescendo e que aumentaram o volume de trabalho.

backoffice - interna

Uma das soluções para quem busca a automação é o uso de um ERP, que traz mais produtividade e assertividade nas tomadas de decisão. Ele reúne as funções de diversos setores como compras, comercial e expedição, com o intuito de centralizar e facilitar a troca de informações. 

Mas porque a automação no backoffice é tão importante no dia a dia do negócio? Veja algumas vantagens:

Otimização dos processos e produtividade

A automação traz agilidade ao backoffice. Isso porque muitas tarefas que eram feitas de forma manual podem ser realizadas automaticamente dentro de um sistema. Ao invés de emitir uma nota fiscal por vez, poderá selecionar todas e executar a tarefa em lote. Este é apenas um exemplo de como o dia a dia pode ser mais produtivo.

Ainda, se a empresa utilizar um ERP, as informações ficam reunidas para que o usuário não precise acessar diversos sistemas para buscar o que precisa. O ERP se conecta a diferentes soluções do mercado, como plataformas de e-commerce e marketplaces, portanto todos os pedidos podem ser recebidos e processados no sistema. Isso faz com que a empresa ganhe tempo e evite erros.

Em um contexto empresarial, significa realizar mais atividades em menos tempo, mantendo a qualidade do trabalho. 

Análises completas

O backoffice organizado também permite que as análises do negócio sejam mais completas e precisas. Quando as etapas dos bastidores de um e-commerce ficam reunidas, fica mais fácil para o gestor fazer análises. Se utilizar um ERP, ele não vai precisar criar planilhas cheias de dados, pois o próprio sistema gera relatórios. Basta manter todas as informações centralizadas.

Se todas as contas a pagar e a receber forem registradas, o responsável saberá quanto vai precisar pagar durante o mês e também quanto dinheiro tem para receber. Com isso, poderá analisar se é possível investir ou se é necessário segurar o financeiro.

As análises fazem parte da rotina do backoffice e são importantes para que a empresa cresça de forma sólida e saudável.  

Maior controle sobre os processos

Ter controle é fundamental no backoffice. Os responsáveis precisam saber tudo que está acontecendo para dar conta das atividades e evitar perdas financeiras. É preciso analisar todos os pontos de atenção e utilizar a automação para ter maior controle. Por exemplo:

  • Consigo saber exatamente quantas unidades de cada produto tenho em estoque?
  • Os canais de venda, como loja virtual própria e marketplaces, estão com as quantidades de estoque atualizadas?
  • Os produtos estão sendo separados corretamente antes do envio ao cliente?
  • Preciso acessar diversos sistemas para saber o que foi vendido?
  • Consigo verificar se os pedidos enviados foram entregues aos clientes?

O controle sobre os processos faz com que estas e outras perguntas sejam respondidas facilmente. A automação no backoffice vem para deixar tudo mais claro, para que seja fácil de acompanhar o andamento de cada atividade.

O ERP e o backoffice

O backoffice organizado é importante para que as atividades de uma empresa sejam fluidas. Quando a automação entra na jogada, as atividades demandam menos tempo para serem executadas, gerando mais produtividade nos negócios.

Contar com um ERP é importante neste sentido, pois ele centraliza as informações, otimiza processos, oferece análises completas e mais controle sobre tudo que acontece na empresa. 

O Tiny é um ERP especializado em e-commerce, que conta com recursos necessários para quem vende online. Com ele, você conecta os canais de venda, processa os pedidos, emite notas fiscais, controla os estoques, acompanha os envios e muito mais. Se faz sentido para o seu negócio, crie sua conta e experimente 30 dias grátis.

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