O que é cancelamento extemporâneo e como fazer isso?

O cancelamento extemporâneo permite que você cancele documentos eletrônicos mesmo após o prazo de 24h 

O cancelamento extemporâneo é um recurso oferecido pela Secretaria de Fazenda (Sefaz) para quem precisa cancelar um documento fiscal eletrônico depois do prazo para cancelamento previsto em lei.  

A palavra extemporâneo quer dizer justamente aquilo que ocorre fora do período ideal, portanto, o próprio nome indica a finalidade desse recurso. Como muitas documentações são emitidas no dia a dia pelas empresas, eventualmente elas precisam cancelar algum documento eletrônico após o prazo normal estipulado e podem recorrer a esse procedimento da Sefaz. 

O prazo normal varia de estado para estado, mas, geralmente, é de apenas 24 horas após a emissão da nota fiscal. Portanto, toda suspensão que ocorrer após esse prazo precisa ser feito por meio do cancelamento extemporâneo. 

Afinal, o que é e para que serve o cancelamento extemporâneo? 

Todo documento eletrônico, como a nota fiscal, possui um prazo para que seja cancelado. Esse prazo é definido de forma diferente em cada estado do país, mas costuma ser por volta de 24h. Quando uma empresa precisa fazer um cancelamento dessa documentação após esse prazo previsto, ela terá que utilizar o caminho do cancelamento extemporâneo. 

Esse tipo de cancelamento é oferecido pela Sefaz como uma opção para quem precisa cancelar uma documentação, mas perdeu o prazo normal para isso. Com isso, as empresas conseguem estender o prazo de cancelamento para 168h até 480h, dependendo do estado em que estão. 

Os documentos que podem se encaixar em um cancelamento extemporâneo são:  

• a Nota Fiscal eletrônica (NF-e); 
• o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e) 
• o Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e); 
• o Conhecimento de Transporte Eletrônico Outros Serviços (CT-e OS). 

Caso haja necessidade de cancelar outros documentos além destes citados, será preciso conhecer o processo de cada um. Já para esses, o processo pode ser feito pelo site da Sefaz do seu estado, mediante o pagamento de uma multa. 

Quando pedir um cancelamento de uma documentação eletrônica? 

O ideal é que você sempre evite solicitar esse processo, até porque ele implica no pagamento de uma taxa, então a cada solicitação você será cobrado. 

De qualquer forma, falhas eventualmente podem acontecer no preenchimento de alguma documentação, e então você poderá recorrer ao cancelamento extemporâneo quando precisar. 

Principais razões de cancelamento 

Cancelamento de venda 

Quando o comprador, por alguma razão, decidiu não prosseguir com o pedido realizado. Pode ocorrer, por exemplo, quando o cliente faz o pedido, uma nota é gerada, mas só após a compra ele percebe que o prazo de entrega é muito longo e desiste de comprar.  

Direito de arrependimento do consumidor 

Conforme artigo 49 do Código de Defesa do Consumidor, o cliente tem direito de desistir de um produto ou serviço até 7 dias após o recebimento do produto ou serviço. Quando o cliente desiste e solicita a devolução do produto, é preciso cancelar todo o processo. 

Dados errados lançados no documento 

Nem sempre o cancelamento ocorre por uma motivação do cliente. Às vezes a própria empresa pode cometer falhas ao preencher o documento e depois precisa corrigir esse erro. Nestes casos, também poderá recorrer ao cancelamento extemporâneo se a falha for identificada após o prazo normal. 

Regras para cancelar 

Além do documento precisar ser um dos tipos aceitos pela Sefaz – NF-e, MDF-e, CT-e, ou CT-e OS – é fundamental analisar outros fatores como o prazo para cancelar e limite de cancelamentos por vez. 

Você só pode abrir um requerimento para cancelar uma documentação até o décimo dia do mês seguinte à sua emissão. Se você emitiu uma NF-e em janeiro, por exemplo, notou um erro e deseja cancelar o documento, você só poderá fazer isso até o dia 10 de fevereiro (mês seguinte ao da emissão). 

O cancelamento também não pode ser feito se: a mercadoria já estiver em circulação e, no caso do CT-e, o transporte já tiver sido iniciado ou a Carta de Correção Eletrônica já tiver sido emitida. 

Também não podem ser cancelados documentos que violem qualquer uma das normas do Manual de Orientações do Contribuinte (MOC) 

Fora isso, é importante se atentar ao limite de cancelamentos. Em alguns casos, você só pode cancelar até cinco documentos por vez, desde que todos tenham sido emitidos no mesmo mês. 

Caso esteja dentro do prazo e do limite de procedimentos aceitos de uma só vez, você poderá sim cancelar o arquivo que precisa.    

Pagamento de multa 

Além de abrir a requisição, será preciso pagar uma multa pelo cancelamento da documentação escolhida. 

O valor varia em cada estado, mas costuma girar em torno de 1,5% do valor total do documento a ser cancelado. Após o pagamento, o solicitante irá receber o número de protocolo e o Documento de Arrecadação (DAR/AUT). 

Como fazer o cancelamento extemporâneo de um documento? 

Primeiro de tudo será preciso separar alguns documentos que você vai precisar para iniciar o pedido de cancelamento. São eles: 

• chave de acesso do documento fiscal; 
• livro de entradas e saídas correspondentes ao lançamento da operação; 
• comprovante de que a operação em questão não foi realizada da maneira correta ou prevista. 

Anexar dados desses documentos junto à solicitação irá facilitar a aprovação do cancelamento pela Sefaz do seu estado.  

Passos para abrir o cancelamento: 

1. Abra um protocolo no site da Secretaria de Fazenda do seu estado (se preciso, contate seu contador para auxiliá-lo) 

2. Anexe os documentos solicitados pelo órgão regulador, atestando sua situação e comprovando a necessidade do cancelamento extemporâneo; 

3. Pague o valor da Taxa de Serviços Estaduais (TSE) – a multa aplicada pelo cancelamento e que é calculada sobre o valor total do documento a ser cancelado. 

Após a análise da documentação e da aprovação do pagamento, seu pedido será aprovado. 

Qual o código de cancelamento de uma NF-e no meu estado? 

Cada estado do Brasil possui um código para o cancelamento de uma NF-e. Veja a tabela para seu estado: 

Conclusão 

Como você viu, é possível fazer um cancelamento extemporâneo de algumas documentações eletrônicas, ou seja, após o prazo normal. Mas, isso precisa ser feito de forma criteriosa, sempre observando as regras para cancelamento e se atentando ao pagamento da multa, cobrada sempre que ocorre essa necessidade. 

Em todo o caso, é possível contar com essa opção para casos de desistência da compra por cancelamentos e arrependimento do consumidor, ou mesmo por erros da empresa na emissão do documento. Com a solicitação, as empresas conseguem uma extensão no prazo do cancelamento, podendo efetuá-lo mais de um dia (24h) após a sua emissão. É uma forma de solucionar um problema e manter sua operação ajustada!    

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