Como começar a emitir nota fiscal para seu negócio?

por Americanas Marketplace

15 de abril de 2019

Confira um passo a passo completo para emitir nota fiscal das vendas realizadas na sua loja

Emitir nota fiscal é essencial para manter a transparência de seu negócio e a segurança de todas as informações da transação. Afinal, esse registro formaliza a compra e venda de mercadorias, garantindo que todas as informações tributárias estejam em um único lugar e que todo processo ocorra conforme a legislação. 

A nota fiscal registra a transferência de um bem de uma empresa para outro CNPJ (Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica) ou para uma pessoa física, além de trazer dados para o recolhimento de impostos.

Por conta disso, emitir nota fiscal é um dos critérios básicos de requisito para quem deseja vender na Americanas, pois uma versão digital da nota fiscal deve ser enviada para os clientes em cada venda realizada. 

Por isso, o negócio deverá emitir a nota fiscal avulsa (NFA) ou a nota fiscal eletrônica (NF-e), caso você seja um Microempreendedor Individual (MEI) e, obrigatoriamente, a nota fiscal eletrônica (NF-e) caso seu negócio tenha uma categoria de Microempresa (ME) ou superior.

MEI = NF-e ou NFA

ME ou superior = NF-e

Vale lembrar que, conforme a Resolução do Comitê Gestor do Simples Nacional nº 94/2011, o MEI (Microempreendedor Individual) não é obrigado a emitir notas fiscais para o consumidor final, a não ser que ele exija. No entanto, em alguns canais de vendas, como a Americanas, a nota fiscal pode ser um requisito. Neste canal, por exemplo, só são aceitos como parceiros os lojistas MEIs que emitirem notas fiscais.

O que é a NFA e quem pode emiti-la?

A NFA é a nota fiscal emitida de forma avulsa, já a NFA-e é a nota avulsa emitida eletronicamente. Elas são um recurso que os microempreendedores individuais (MEIs) podem usar como alternativa à nota fiscal eletrônica tradicional, uma vez que, ela também serve como comprovante de venda. 

Essa alternativa é interessante para pequenas empresas, principalmente MEIs que não emitem a NF-e, ou seja, que não possuem um software para emissão de notas fiscais. Isso porque a nota fiscal avulsa atende aos padrões da Nota Fiscal Eletrônica Nacional instituída pelo Sistema Integrado Nacional de Informações Econômicas e Fiscais – Sinief.

Como emitir a nota fiscal avulsa? 

Cada estado possui uma norma diferente sobre a NFA, sendo que em alguns lugares, como o Distrito Federal, ela sequer está disponível para os MEIs, que devem, desde março de 2018, usar obrigatoriamente a nota fiscal eletrônica (NF-e).

Para checar se existe a possibilidade da NFA em seu estado, é preciso acessar diretamente o site da SEFAZ da região onde você está – você pode encontrá-lo fazendo uma busca por “Sefaz” + a sigla de seu estado. Ex: “Sefaz + SP”. Depois é preciso se cadastrar, seguindo os procedimentos da sua região, sendo que em alguns lugares o processo pode ser feito 100% pela internet.

Tipos de nota fiscal avulsa

Existem dois modelos diferentes de Nota Fiscal Avulsa, porém ambos apresentam o mesmo processo de emissão. São eles

  • Modelo 55: é o mesmo da NF-e, com emissão e armazenamento exclusivamente eletrônicos. A nota é enviada ao cliente por meio de um arquivo XML;
  • Modelo 1-A: a nota é gerada eletronicamente, mas somente a sua versão impressa vale como documento fiscal.

NFA: pontos positivos e negativos

Emitir a nota fiscal avulsa pode trazer diversos benefícios para micro e pequenas empresas, como a garantia de que todos os dados referentes às transações ficam armazenados em um único lugar, o que garante mais segurança para a operação.

Além disso, para empresas que não possuem um grande orçamento para investir na NF-e, essa opção acaba sendo mais econômica. 

Porém, a NFA também apresenta algumas desvantagens, como a impossibilidade de corrigir erros no preenchimento. Se você errar, terá que cancelar a nota e emitir uma nova. 

Sendo assim, essa opção acaba não sendo muito prática para os negócios e, por isso, é recomendada para as empresas que ainda não realizam tantas vendas. 

O que é a NF-e e como funciona?

Ao contrário da NFA, que possui regras diferenciadas para cada Estado, a nota fiscal eletrônica (NF-e) possui um padrão nacional e é um dos principais processos para o funcionamento de qualquer negócio.

A emissão da Nota Fiscal Eletrônica é obrigatória, pois é a partir dela que o Fisco irá recolher os tributos referentes à operação da empresa. E lembrando que, na emissão da NF-e, o MEI irá pagar as mesmas taxas das empresas optantes por outros modelos de negócio, ou seja, que não são MEIs.

Como emitir a NF-e? 

O emissor de Nota Fiscal eletrônica é uma ferramenta disponível por meio da SEFAZ, por isso, ela deve ser solicitada pelo MEI ou outros modelos de negócio na Secretaria da Fazenda de cada Estado.

Para começar a utilizar o sistema, é necessário requerer uma senha de acesso. Para garanti-la, siga os passos abaixo:

  1. Procure pelo site do Posto Fiscal de seu estado, neste exemplo mostraremos o de São Paulo, com as documentações necessárias para empresas MEI: https://portal.fazenda.sp.gov.br/servicos/pfe/Paginas/Sobre.aspx
  2. Clique em download >  manuais > requerimento senha online
  3. Você deverá preencher o documento, anexar uma cópia seu RG, CPF e comprovante de MEI e comparecer pessoalmente ao Posto Fiscal para entregar a solicitação.
emitir nota fiscal - interna

Dicas para preencher o documento de solicitação de senha online

  • Preencha os campos solicitados no documento com seu nome, CPF, RG, dados de endereço da empresa, e-mail, nome empresarial, CNPJ e Inscrição Estadual (IE).
  • Se você é MEI, seu nome empresarial costuma seguir a estrutura nome + CNPJ. Na dúvida, vale consultar seus documentos de inscrição para o MEI.
  • Para descobrir sua Inscrição Estadual, acesse: http://www.sintegra.gov.br – e inicie uma pesquisa do estabelecimento. Exemplo: Se você selecionar o campo de busca por CNPJ, deverá digitar o CNPJ da empresa, digitar os caracteres de validação e clicar em consultar. O resultado deverá mostrar o número de sua Inscrição Estadual (IE).
  • No campo local e data, você deverá preencher o local em que está e data em que entregará o documento.
  • Para encontrar o Posto Fiscal, acesse: https://portal.fazenda.sp.gov.br/servicos/pfe/Paginas/Servicos.aspx – clique em Serviços/ Localização de Postos Fiscais. Siga os procedimentos e clique em “Pesquisar”. O resultado irá trazer o nome do “Posto Fiscal”, que deve ser colocado no documento.

Dicas para conseguir seu comprovante de MEI

  • Acesse: http://www.portaldoempreendedor.gov.br/;
  • Clique em Serviços > Emita Seu Comprovante de MEI;
  • Você deverá digitar seu CPF, data de nascimento e digitar os caracteres de validação;
  • Em seguida, você terá acesso ao seu comprovante de MEI que deverá ser impresso e anexado aos demais documentos.

Com tudo certo, basta você comparecer ao Posto Fiscal, onde receberá uma senha para começar a emitir as Notas Fiscais. No caso do exemplo, em São Paulo, a emissão da nota pode ser feita no site da Nota Fiscal Paulista, utilizando a senha de acesso recebida.

Caso você esteja com alguma dificuldade ou não tenha entendido alguma parte do processo, procure pelo Posto Fiscal de sua cidade e esclareça todas as dúvidas sobre a documentação e site para emissão da Nota Fiscal.

Benefícios de emitir nota fiscal eletrônica 

A emissão de notas fiscais pode trazer várias vantagens para o dia a dia da sua operação e para o desenvolvimento do seu negócio, como: 

  • Você economiza custo da sua operação

Como a emissão da nota fiscal eletrônica acaba digitalizando alguns processos e documentos, você consegue economizar nos produtos necessários para realizar impressões, como papel e tinta, por exemplo. 

Além disso, como você não precisa da nota fiscal física, você economiza custos com a emissão, com o armazenamento e até com o tempo dos seus funcionários, que não precisam organizar tudo isso em espaços físicos. 

  • Você torna o seu negócio mais ágil e produtivo

A emissão de notas fiscais é simples e rápida, o que faz com que você agilize os processos da sua empresa e ganhe produtividade. 

Além disso, como os processos são digitalizados, o preenchimento das notas fiscais pode ser feito de forma automática, sem a necessidade de preencher cada nota fiscal do zero. 

  • Você tem um controle maior sobre a área financeira

Com os seus processos de nota fiscal digitalizados, você tem mais facilidade para acessar e verificar exatamente quais foram os tributos cobrados, o valor das suas vendas, entre outros quesitos financeiros do seu negócio.

Além disso, com o operacional acontecendo de forma mais ágil e simples, isso diminui a margem de erros. 

  • Você encontra mais oportunidades para o seu negócio

Independentemente do segmento do seu negócio, é muito importante que você esteja atento às tendências do mercado para se adaptar e desenvolver seu negócio. E com a transformação digital acontecendo de forma acelerada, é preciso atualizar e digitalizar a sua empresa. 

Pensando nisso, a emissão de notas fiscais eletrônicas acaba sendo um incentivo para que os empreendedores apostem em novas tecnologias e migrem para canais digitais, como os marketplaces, por exemplo, que são grandes e-commerces que permitem que lojistas anunciem dentro de seus sites. 

Hoje, grande parte dos marketplaces possuem alguns requisitos básicos para que os negócios comecem a vender. Entre eles, estão o CNPJ e a emissão de notas fiscais. 

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