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*Guest post por Tiny ERP.

O fluxo de pedidos ideal irá depender da organização e ferramentas adotadas por uma empresa. Veja algumas dicas para otimizar essa etapa!

Organizar os pedidos do e-commerce é fundamental. Existem diversas etapas que precisam ser realizadas com agilidade e precisão, para que o cliente receba o produto correto e dentro do prazo prometido. Entre elas, destacamos as integrações, cadastro de produtos, recebimento de pedidos, separação, emissão das notas fiscais e expedição.

Independentemente da empresa receber 10 ou 100 pedidos por dia em seu e-commerce e em marketplaces, todo cuidado é indispensável para que os objetivos sejam cumpridos. Neste conteúdo, você vai entender como as etapas citadas acima podem ser realizadas para que aconteçam menos chances de erros.

Fluxo de pedidos no e-commerce

Existem diferentes formas de melhorar o seu fluxo de pedidos, seja ele originado por uma loja virtual própria ou em um marketplace. O fluxo ideal vai depender da organização da empresa e das ferramentas que ela utiliza, isso porque cada uma trabalha de uma forma específica, conforme suas necessidades.

A seguir, detalhamos algumas dicas para melhorar seu fluxo de pedidos para te ajudar a organizar sua operação no e-commerce:

Integração de sistemas

Manter seus sistemas integrados facilita muito a gestão do seu negócio. Um ERP para gestão dos pedidos pode te ajudar a conectar sistemas, a fim de tornar a rotina mais ágil e fácil.

Ao conectar o ERP aos marketplaces e à loja virtual própria, por exemplo, a empresa tem muitos benefícios:

Todos os pedidos são recebidos no ERP. Dessa forma, não é necessário acessar os painéis da plataforma utilizada para a criação da loja e de cada marketplace para verificar o que foi vendido.
A criação de anúncios é facilitada;
O controle de estoques é feito em apenas um lugar;
É possível verificar qual canal de venda está obtendo melhor resultado;
A empresa pode gerar relatórios para verificar quais produtos estão vendendo mais em cada canal;
A empresa sabe quanto vendeu e pode fazer uma análise financeira com os dados.

Cadastro de produtos

O cadastro dos produtos é um dos primeiros passos para quem vende online, seja em marketplaces ou na própria loja virtual. Um cadastro correto e completo faz com que os clientes não tenham dúvidas na hora de realizar as compras, melhorando o fluxo de pedidos e evitando devoluções.

Veja algumas informações que precisam estar disponíveis no cadastro de produtos no e-commerce:

Cores e tamanhos disponíveis (inclusive com tabela de medidas);
Funcionalidades do produto;
Alergênicos;
Fotos de boa qualidade e que mostram detalhes do produto;
Formas de uso do item a ser vendido.

Com todas essas e outras informações conforme o produto anunciado, o cliente não precisa entrar em contato com a empresa antes de finalizar a compra. Parece complicado criar anúncios em todos os canais de venda para cada produto em estoque?

O ERP também pode ajudar a dar escala para esse processo em todos os seus canais de venda. Com ele, a empresa cria um cadastro completo no sistema e envia as informações para diferentes canais através da integração, padronizando os anúncios. Assim, se um cliente visualizar o produto na sua loja própria ou no Submarino, o cadastro será igual. Não é preciso criar anúncio por anúncio, pois tudo é automatizado para facilitar essa etapa.

Recebimento dos pedidos

Poder visualizar todos os pedidos recebidos em apenas um local é de grande ajuda no dia a dia. É inviável acessar cada plataforma ou marketplace para ter acesso a tudo que foi vendido. Além de tomar muito tempo, algum pedido pode ser esquecido ou um produto pode ser enviado errado.

Ainda, o cadastro de produtos prova sua importância na hora de receber os pedidos. Se todos estiverem cadastrados em um ERP e forem enviados para os canais de venda, ao receber os pedidos, a informação sobre o produto vendido aparece corretamente. Você apenas precisa seguir com as próximas etapas do fluxo.

Importante: o controle de estoques também é facilitado ao integrar um ERP com seus canais de venda. Ao lançar estoques no ERP, todos os canais são atualizados com as novas quantidades disponíveis, para que você não venda o mesmo produto mais de uma vez. Escolha o melhor para sua empresa, como lançar estoques ao salvar um pedido ou ao gerar a nota fiscal.

Separar e conferir as mercadorias

Esta etapa é uma das mais importantes no fluxo de pedidos, pois está relacionada à experiência do cliente ao comprar em sua loja. Isso porque, enviar os produtos errados pode frustrar o cliente, que pode não comprar mais com você. Ainda gera custos para a empresa, que vai precisar trocar a mercadoria, e claro, sem cobrar o frete do cliente.

Por isso, é preciso ter um cuidado especial com essa etapa, e o ERP também pode ajudar. Gere listas dos pedidos ou dos produtos vendidos e separe cada um deles. Se foram vendidas 5 camisetas e 3 bonés, separe todos estes itens. Feito isso, é preciso colocar cada item em seu pedido correspondente, por exemplo: uma camiseta e um boné no pedido 6723, uma camiseta no pedido 6724, um boné no pedido 6725 e assim por diante.

Após finalizar esta segunda separação, é hora de embalar. Uma forma legal de finalizar essa etapa é utilizando um leitor de código de barras. Ao colocar um item na caixa de envio, o responsável faz a leitura para verificar se aquele item separado realmente faz parte do pedido em separação. Se sim, é só seguir com os demais itens.

Dica: Aproveite para enviar mimos, recados, cupons de desconto, enfim, o que sua empresa puder oferecer de legal aos clientes. E claro, não deixe de caprichar na embalagem de envio. Uma experiência boa pode levar o cliente a publicar uma foto do pedido em uma rede social, por exemplo.

Emitir notas fiscais

Após receber todos os pedidos e separar os produtos, é preciso emitir as notas fiscais. Elas são importantes para que a empresa se mantenha fiscalmente correta e também para garantir segurança ao cliente caso precise fazer uma troca, por exemplo.

O momento de emissão das notas varia conforme o fluxo criado em cada empresa. É recomendado que seja feito após a separação dos produtos, isso porque, caso algum produto esteja em falta no estoque, a nota fiscal pode não ser gerada. Caso contrário, seria necessário cancelar a nota fiscal já gerada e autorizada na Sefaz (Secretaria da Fazenda).

Para facilitar, o ERP permite que sejam geradas todas as notas fiscais de uma só vez, inclusive sua autorização. Assim, a empresa economiza tempo e pode agilizar o processo de envio dos produtos aos clientes.

Expedição das mercadorias

Chegamos à última etapa de um pedido de venda: a expedição. Nela estão incluídas a impressão das etiquetas de envio e o despacho das encomendas.

Com o uso de um ERP, você pode conectar transportadoras de sua preferência e também os Correios, para que as etiquetas de envio e a PLP (Pré Lista de Postagem) sejam impressas facilmente. Além disso, essas integrações permitem a cotação de fretes, para que você escolha a forma de envio com melhor custo x benefício, tanto para a empresa quanto para o cliente.

Após a expedição, a empresa pode trabalhar o pós-venda para cativar os clientes e melhorar sua experiência de compra.

Otimizar o fluxo de pedidos é essencial no e-commerce

Cuidar de cada etapa do fluxo de um pedido de venda é fundamental para o sucesso do e-commerce. Sem isso, a empresa está suscetível a erros e pode causar uma experiência de compra negativa ao cliente.

O uso de um software de gestão, como um ERP, oferece recursos que auxiliam a tratar cada etapa do fluxo de um pedido de forma mais ágil e organizada. Ele permite que todos os canais de venda sejam conectados a ele, centralizando todos os processos. Sem o uso de um ERP, é preciso acessar cada plataforma ou marketplace onde foram anunciados os produtos para verificar os pedidos, o que ocupa muito tempo na rotina e pode até ocasionar erros.

O uso de um ERP, por exemplo o Tiny, facilita todas as etapas do processo, desde o cadastro de produtos até o envio das encomendas aos clientes. Assim, você otimiza os processos e torna cada etapa do fluxo de pedidos mais assertiva.

Boas vendas!

Dicas para melhorar o fluxo de pedidos do e-commerce